Pour le personnel de l’Université

Information réservée au personnel

Comme toutes les autres universités, l’Université TÉLUQ est préoccupée par la situation évolutive de la COVID-19 et ses impacts possibles sur les établissements d’enseignement.

Aussi, bien que notre université soit entièrement à distance, nous surveillons d’heure en heure l’évolution de la situation et nous sommes à prendre les mesures qui s’imposent pour bien informer nos différentes populations, tant à l’interne qu’à l’externe.


Message aux étudiants

(Diffusé le 3 avril 2020 à 13 h 15)

Chères étudiantes,
Chers étudiants,

Plusieurs d'entre vous sont préoccupés à l'égard des examens sous surveillance qui ne peuvent avoir lieu pour le moment. Vos professeurs ont travaillé activement avec d'autres équipes impliquées afin de trouver des solutions pour vous permettre de terminer vos cours.

Nous restons conscients que certains parmi vous peuvent et désirent poursuivre leurs études normalement, alors que, pour d'autres, la situation est plus difficile, voire impossible. C'est pourquoi nous avons offert différentes options aux professeurs, adaptées à chaque cours, pour remplacer les séances d'examen sous surveillance de mars et avril. Chaque étudiant concerné en aura d'ailleurs été informé par courriel au courant de la journée. Si vous avez un examen sous surveillance prévu en mai, vous recevrez également un courriel au début mai pour vous faire part de l'évaluation alternative que vous aurez à réaliser, ainsi que de ses modalités.

Pour nous, le défi était de taille. En peu de temps, les professeurs, en concertation avec les personnes tutrices et chargées d'encadrement, ont réussi à trouver des solutions pour les 4893 examens des 148 cours touchés par les 3 séances qui ont dû être annulées.

Nous vous rappelons que vous pouvez poursuivre vos études normalement. Si cela ne vous est pas possible, vous pouvez bénéficier de la prolongation du trimestre sans pénalités, comme cela vous a déjà été mentionné dans un précédent courriel.

Par ailleurs, nos équipes continuent de répondre le plus rapidement possible à vos demandes et de vous soutenir dans vos études.

Si vous avez des questions, n'hésitez pas à communiquer avec nous en écrivant à info@teluq.ca. Aussi, la foire aux questions qui vous est destinée est mise à jour dès que nous avons de nouveaux renseignements; nous vous invitons donc à la consulter régulièrement.

Enfin, continuez à prendre soin de vous et de vos proches. Nous restons en mode solution pour vous permettre d'étudier à votre rythme. Notre priorité demeure toujours la même : être à votre écoute pour vous amener vers la réussite.

La Direction de l'Université TÉLUQ

Autres messages aux étudiants

État de la situation du vendredi 27 mars 2020

État de la situation du mercredi 18 mars 2020

État de la situation du lundi 16 mars 2020

État de la situation du dimanche 15 mars 2020

Foire aux questions pour les étudiants

(Mise à jour le 3 avril 2020 à 14 h 36)

Accès aux services

J’ai des documents à envoyer à l’Université. Y a-t-il du personnel sur place pour les recevoir et pour assurer le suivi?

Puisque le personnel de l’Université doit faire du télétravail, le courrier postal ne peut être traité pour le moment. Veuillez envoyer vos documents en format électronique par courriel (important : à partir de votre adresse étudiante @univ.teluq.ca) ou directement via l’admission en ligne ou MaTÉLUQ pour toutes ces demandes :

Si vous avez des questions ou des doutes, veuillez nous écrire à info@teluq.ca.

Qui dois-je contacter si je rencontre des problèmes techniques pour accéder à mes cours?

Le service de soutien technique est ouvert pour vous aider. Dans le contexte actuel, les délais pour vous répondre pourraient être plus élevés.

Est-ce que les services de bibliothèque sont disponibles?

Oui, presque tous. Vous pouvez joindre l’équipe de la bibliothèque pour vous aider dans vos recherches. Les ressources en format électronique demeurent accessibles. Par contre, ces services ne sont pas disponibles : prêt de livre en format papier, prêt entre bibliothèques, consultation de livres sur place, numérisation de documents et emprunt avec une carte BCI.

J’ai reçu un retour de message d’un employé de l’Université TÉLUQ dans lequel il mentionne qu’il est absent pour une durée indéterminée. Est-ce que cela signifie que l’Université est fermée?

Non. L’Université continue toutes ses activités. Toutefois, dans le contexte actuel causé par la pandémie, certains membres de notre personnel sont à disponibilité réduite ou ne peuvent pas travailler. Pour ces raisons, nos services administratifs ne peuvent pas fonctionner au maximum de leur capacité pour le moment. Malgré ces effectifs réduits, nous répondrons à chacun de vos messages dès qu’il nous sera possible de le faire. Nous faisons tout notre possible pour vous soutenir au maximum!

Mise à jour Est-ce que tous les services demeurent disponibles à l’Université TÉLUQ pendant ce contexte de pandémie?

La pandémie nous force à réorganiser l’ensemble de nos équipes en mode de télétravail. Les services suivants ne sont actuellement pas disponibles :

  • Courrier postal :
    • nous ne pouvons faire l’envoi de diplômes, de relevés de notes, de lettre de confirmation d’études avec sceau officiel. Seul l’envoi du matériel didactique est maintenu;
    • nous ne pouvons pas traiter le courriel postal reçu à nos bureaux (voir question 1);
  • Prêts de livres ou consultation de livres sur place (bibliothèque);
  • Consultations en personne (services aux étudiants);
  • Examens sous surveillance;
  • Service d’évaluation linguistique en présentiel (n’inclut pas les tests de classement pour les cours de langue de l’Université TÉLUQ; ceux-ci sont maintenus).

Les autres services fonctionnent, mais à équipes réduites. Si vous attendez une réponse, merci de faire preuve de patience.

J’éprouve des problèmes personnels. Ai-je accès à un programme d’aide personnel?

Oui. Comme membre de votre association étudiante, l’AÉTÉLUQ, vous bénéficiez d’un programme d’aide étudiant. Un centre de soutien répond aux appels 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Ce service vous donne accès à du soutien psychologique, des conseils juridiques, de l'organisation budgétaire et des services nutritionnels. Il n’y a aucune limite quant au nombre d’appels qui peuvent être faits à ce centre au cours d’une année.

Ce centre vient en aide rapidement aux étudiants qui sont aux prises avec une crise ou un stress important, mais relativement temporaire.

Le professionnel qui répondra à votre appel possède l’équivalent d’une maîtrise en intervention sociale. Cet intervenant planifiera alors une rencontre avec un professionnel spécialiste dans le domaine afin de répondre à votre besoin.

Vous avez droit à 3 ou 4 rencontres d’une heure par année avec un spécialiste (travailleur social, psychologue, nutritionniste, avocat, comptable, etc.). Ces rencontres se déroulent par téléphone ou par Skype. Les demandes juridiques, quant à elles, ont une limite de 30 minutes par situation.

L’étudiant peut également avoir accès à un service de conciergerie en contactant le centre de soutien. Ce service pourra être utile aux nouveaux arrivants, qui souhaitent obtenir par exemple la liste des organismes communautaires ou encore la liste des garderies à proximité.

Le numéro de téléphone pour contacter le centre de soutien : 1 877 418-1537

J’ai des problèmes de santé. En tant qu’étudiant de l’Université TÉLUQ, ai-je accès à des services de soins particuliers?

Oui. Comme membre de votre association étudiante, l’AÉTÉLUQ, vous avez accès à un service gratuit de soins de santé virtuel 24 heures par jour, 7 jours par semaine. Une application mobile vous permet de joindre la coordonnatrice de soins. En lui expliquant votre situation, elle pourra, au besoin, vous mettre en contact avec un médecin ou une infirmière praticienne spécialisée. Ces professionnels de la santé sont autorisés à poser des diagnostics, renouveler des ordonnances, demander des analyses, etc.

Vous avez droit à 5 consultations par année. Moyennant certains frais, vous pouvez ajouter une couverture pour votre famille (enfants et conjointe ou conjointe).

Pour plus d’information : planmajor.ca/fr/associations/aeteluq/

Poursuite des études

J’ai appris que les cours étaient prolongés. Qu’est-ce que cela implique?

La date de fin de tous vos cours est prolongée jusqu’à nouvel ordre. C’est comme si le temps était suspendu durant cette période. Vous pouvez quand même poursuivre normalement vos cours ou cheminer plus lentement, selon votre situation.

Vous pouvez également vous inscrire à d’autres cours. Nous vous confirmons qu’il y aura une session d’été, même si la session d’hiver se prolongera le temps de la COVID-19 pour plusieurs d’entre vous.

Est-ce que les dates de remise de mes travaux et les dates des examens sont aussi prolongées?

Effectivement, dans la même logique de la prolongation de la fin des cours, les dates de remise des travaux et les dates des examens seront décalées dans le temps. Ainsi, vous avez plus de flexibilité en ce moment pour remettre vos travaux ou faire vos examens maison, le cas échéant. Nous vous invitons à en discuter avec votre professeur, personne tutrice ou chargée d’encadrement.

Est-ce que je peux poursuivre mes cours normalement dans le contexte de cette pandémie?

Oui. Nos professeurs, personnes tutrices et chargées d’encadrement continuent de vous offrir leur soutien pédagogique et corrigent vos travaux comme à l’habitude. Les sites de cours et le matériel pédagogique demeurent disponibles.

Avec tous les bouleversements que nous vivons, il est possible que le temps requis pour répondre à vos questions ou corriger vos travaux et examens dépasse les délais usuels. Nous vous demandons votre compréhension à cet égard. Tout comme vous, l’ensemble du personnel enseignant et administratif de l’Université TÉLUQ doit prendre soin de sa famille et faire preuve d’une résilience hors du commun pour continuer à offrir des services de qualité.

À cause de cette pandémie, je ne pourrai pas terminer mon cours aux dates prévues. Est-ce que je serai pénalisé?

Les instances de l’Université ont adopté des mesures exceptionnelles pour éviter que vous soyez pénalisés par la situation. Ainsi, les étudiants voient la date de fin de leurs cours prolongée jusqu’à nouvel ordre. Comme il ne s’agit pas d’un report, il n’y a pas de frais. Les ajustements liés à cette prolongation seront apportés automatiquement dans votre dossier étudiant dans les meilleurs délais.

Est-ce que les travaux que je remets seront corrigés selon les délais habituels?

Avec tous les bouleversements que nous vivons, il est possible que le temps requis pour répondre à vos questions ou corriger vos travaux et examens dépasse les délais usuels. Nous vous demandons votre compréhension à cet égard. Tout comme vous, l’ensemble du personnel enseignant et administratif de l’Université TÉLUQ doit prendre soin de sa famille et faire preuve d’une résilience hors du commun pour continuer à offrir des services de qualité.

Mise à jour J’étudie à l’Université TÉLUQ en tant que visiteur (entente interuniversitaire BCI ou lettre de permission); quels impacts la pandémie aura-t-elle sur mon parcours dans mon université?

  1. L’Université TÉLUQ prend les moyens appropriés pour s’assurer que vous pouvez poursuivre votre cheminement le plus normalement possible.
  2. Lorsque votre résultat final sera connu, nous le ferons parvenir à votre université.
  3. Si vous avez des questions sur votre cheminement dans votre programme, c’est votre université d’attache qui saura y répondre. Merci de communiquer avec celle-ci!

Je suis en train de suivre un cours d’appoint afin de confirmer mon admission. Est-ce que je risque une exclusion si je ne le termine pas dans le temps qui m’est alloué?

Aucune exclusion ne sera prononcée en lien avec les délais associés à des conditions d’admission, et ce, jusqu’à nouvel ordre. Les ajustements liés à cette prolongation seront apportés automatiquement dans votre dossier étudiant dans les meilleurs délais.

Qu’arrivera-t-il de ma demande d’attestation ou de l’émission de mon diplôme?

Conformément au calendrier présentement en vigueur, l’Université TÉLUQ continue de soumettre le nom des étudiants ayant terminé leur programme pour que l’Université du Québec délivre votre diplôme ou attestation. Considérant la situation actuelle, des délais sont à prévoir dans le traitement de ces activités.

Dois-je payer des frais de report pour mon ou mes cours?

Non. Puisque la date de fin de tous les cours est reportée jusqu’à nouvel ordre, vous n’avez pas à payer de frais de report.

J’avais déjà demandé un report avant l’annonce de la prolongation automatique pour tous, est-ce que ma demande de report sera annulée et est-ce que je recevrai un remboursement?

Toutes les demandes de report de date de fin de cours effectuées avant le 17 mars ne sont pas remboursables. En effet, avant cette date, les étudiants n’étaient pas au courant des mesures gouvernementales à venir. Le motif de cette demande de report ne peut pas être lié à la COVID-19, et cela ne peut pas justifier un remboursement.

J’étudie au certificat de préparation CPA et les dates de ce programme sont fixes. Est-ce que la prolongation des cours nuira à mon cheminement?

Si vous terminez vos cours comme prévu, votre cheminement dans le programme se poursuivra normalement. Toutefois, si la situation actuelle vous empêche de terminer vos cours selon les dates prévues au calendrier, veuillez communiquer avec votre équipe-programme à : mesetudes.2@teluq.ca.

Est-ce que je peux terminer mon cours maintenant même si la date de fin a été prolongée jusqu’à nouvel ordre?

Bien sûr! Comme à l’habitude, vous avez la liberté de réaliser vos cours au rythme qui vous convient. Vous pouvez donc le terminer plus rapidement que la durée prévue, prolongée ou pas!

Inscription et admission

Est-ce que je peux m’inscrire à d’autres cours?

Oui, vous pouvez vous inscrire à de nouveaux cours comme à l’habitude.

En m’inscrivant à mes cours, de quelle façon pourrais-je acquitter ma facture?

Lors de votre inscription, vous pouvez faire votre paiement directement en ligne en utilisant un de ces modes de paiement : par carte de crédit Visa ou Master Card, par débit ou par virement bancaire. Puisque le personnel de l’Université doit faire du télétravail et que le courrier postal ne peut être traité pour le moment, le paiement par chèque n’est pas possible ainsi que le paiement au téléphone par carte de crédit.

Mise à jour Je viens de m’inscrire à un cours. Est-ce que les services d’expédition sont toujours actifs? Est-ce que je recevrai mon matériel didactique comme prévu?

Notre service d’expédition est toujours actif, mais en effectif réduit. Selon les consignes du gouvernement ou en raison d’un cas de force majeure, nous pourrions être dans l’obligation de le suspendre. À ce titre, nous vous recommandons fortement d’utiliser les versions numériques du matériel didactique lorsque possible.

Suivi de votre colis

Après notre expédition, Postes Canada devrait vous faire parvenir votre numéro de repérage; ce numéro vous permet de faire le suivi de votre envoi.

Délais de livraison

Postes Canada éprouve actuellement certaines difficultés et n’est pas en mesure d’assurer son service dans les délais habituels.

Colis livrés à la porte

Afin de réduire au minimum les contacts personnels, Postes Canada a éliminé l’exigence de signature pour les clients qui se font livrer des colis à la porte.

Colis livrés au bureau de poste

La période de retenue normale de 15 jours est suspendue, ce qui vous laisse plus de temps pour récupérer vos colis dans votre bureau de poste local.

Si je dépose une demande d’admission, est-ce qu’elle pourra être traitée par l’Université TÉLUQ dans les délais habituels?

Votre demande d’admission sera traitée. Nous ferons tout en notre pouvoir pour traiter les demandes dans les délais habituels, mais compte tenu de la situation, des délais supplémentaires peuvent survenir.

Mise à jour Je viens de faire une demande d’admission à l’Université TÉLUQ; puis-je l’annuler en raison du contexte de la COVID-19?

En ce contexte de la COVID-19, nous vous offrons de transférer gratuitement votre admission à un trimestre ultérieur. Puisque nos effectifs sont réduits, il se pourrait que cette action ne puisse être confirmée rapidement. Ce sera la date de la demande et non celle de son traitement qui prévaudra.

Toutefois, vous ne pouvez pas annuler ou vous faire rembourser une demande d’admission.

Y aura-t-il un trimestre d’été?

Oui. Tout est en place pour vous offrir un trimestre d’été. Vous pourrez vous inscrire à vos cours dès le 6 avril ou faire une demande d’admission dans un programme.

Examens

Mise à jour J’ai un examen sous surveillance prévu bientôt. La séance d’examen aura-t-elle lieu?

Afin de respecter les mesures de santé publique mise en place par le gouvernement du Québec, les séances d’examen sous surveillance de mars et avril ont dû être annulées. Si vous aviez un examen sous surveillance prévu en mars ou avril, vous avez reçu un courriel concernant l’évaluation alternative qui a été mise en place pour le remplacer. Si vous avez un examen sous surveillance prévu en mai, vous recevrez également un courriel au début mai pour vous faire part de l’évaluation alternative que vous aurez à réaliser, ainsi que de ses modalités.

Mise à jour Ma séance d’examen a été annulée. Qu’est-ce qui est prévu pour la remplacer?

Le corps professoral de l’Université a mis en place des évaluations alternatives adaptées à chaque cours afin de remplacer l’examen sous surveillance.

Si vous aviez un examen prévu 14 mars, le 1er avril ou le 25 avril, vous avez reçu un courriel concernant l’évaluation alternative qui a été mise en place pour le remplacer. Si vous avez un examen sous surveillance prévu en mai, vous recevrez également un courriel au début mai pour vous faire part de l’évaluation alternative que vous aurez à réaliser, ainsi que de ses modalités.

Aide financière aux études

Quels sont les impacts de la pandémie sur ma demande d’aide financière?

Le service d’Aide financière aux études (AFE) du ministère de l’Éducation et de l’Enseignement supérieur indique que les versements d’aide financière prévus se poursuivront dans un contexte de pandémie. Nous vous recommandons de communiquer directement avec l’AFE avant de prendre une décision qui pourrait avoir une incidence sur vos études.

Même si l’Université prolonge la durée de ses cours jusqu’à nouvel ordre, les versements de l’AFE sont maintenus comme prévu. Pour éviter une interruption de votre aide financière, vous devez vous inscrire à vos cours au bon moment, soit en suivant les Dates importantes pour l’aide financière que vous trouvez dans votre portail MaTÉLUQ, section Mes documents.

Si vous n’êtes pas en mesure de respecter ces dates importantes, et si vous avez gagné un salaire d’au moins 5000 $ en 2019, vous pourrez faire une demande de Prestation canadienne d’urgence à compter du 6 avril 2020. Pour en savoir plus : www.canada.ca/fr.html.

Si vous vivez une situation financière précaire pouvant mettre en péril la poursuite de vos études et que vous n’avez pas accès aux programmes gouvernementaux annoncés dans le contexte de la COVID‑19, vous pouvez déposer une demande de dérogation auprès de l’AFE.

Il existe également certains recours, dont la possibilité d’être réputé inscrit entre deux périodes d’étude pour les étudiants en situation financière grave et exceptionnelle.

Vous pouvez obtenir plus d’information sur l’AFE en lien avec la COVID-19.

Si j’abandonne un cours en raison de la crise et que je perds mon statut temps plein, mes versements seront-ils affectés?

Exceptionnellement, l’Aide financière aux études ne traitera pas de changement dans le statut d’études à temps plein des bénéficiaires pour le trimestre d’hiver 2020. Ce qui signifie que si vous abandonnez certains cours, vous serez considéré comme inscrit à temps plein.

Vous pouvez obtenir plus d’information sur l’AFE en lien avec la COVID-19.

Information générale

Comment puis-je accéder aux informations les plus récentes concernant l’Université TÉLUQ dans ce contexte de pandémie?

Votre portail étudiant MaTÉLUQ est la plateforme utilisée par l’Université TÉLUQ pour vous informer. L’Association étudiante de l’Université TÉLUQ (AÉTÉLUQ) dispose également de la même information. Nous mettons également à jour ces foires aux questions, en plus de vous faire parvenir des courriels lorsque la situation s’y prête.

Pour des informations plus détaillées sur la pandémie elle-même, veuillez plutôt consulter la page COVID-19 mise en place par le gouvernement du Québec.

Je souhaite déposer une plainte. Comment puis-je procéder?

Si vous pensez avoir été lésé dans la poursuite de vos études, vous pouvez en informer le Service aux étudiants. La personne responsable soumettra votre plainte et vos insatisfactions aux unités administratives concernées; elle participera à l’enquête sur les faits allégués ou sur la situation à l’origine de la plainte. Compte tenu du fait que nous devons fonctionner à effectifs réduits, des délais additionnels dans le traitement de la plainte sont à prévoir. N’hésitez pas à communiquer avec la personne responsable des plaintes, au poste 5664, ou par courriel à qualite@teluq.ca.

Puis-je joindre quelqu’un pour poser une autre question?

Bien sûr! Vous pouvez nous joindre à info@teluq.ca.